1. OBJETIVO Asegurar el tratamiento adecuado de los datos personales que maneja TOTAL QUIMICOS DE COLOMBIA S.A.S., conforme a lo establecido por la Ley 1581 de 2012, del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y de las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.
2. ALCANCE Aplicará a las bases de datos y archivos que sean objeto de tratamiento por parte de TOTAL QUIMICOS DE COLOMBIA S.A.S. y que contengan información personal de clientes, proveedores o contratistas y colaboradores o cualquier otra persona cuya información sea parte del desarrollo del objeto social TOTAL QUIMICOS DE COLOMBIA S.A.S… Y para los colaboradores de todas las áreas que en el ejercicio de sus funciones traten datos personales de proveedores, clientes, colaboradores o cualquier otra persona natural.
3. DEFINICIONES
4. a) Archivos: Conjunto de documentos conservados por la empresa en donde conste información personal regulada por la ley.
5. b) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
6. b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
7. c) Causahabiente: Persona a quien le han sido transferidos los derechos de otra.
8. d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
9. e) Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como por ejemplo: aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o derechos humanos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y a los datos biométricos.
10. f) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
11. g) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
12. h) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
13. i) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
14. j) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

PRINCIPOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento del titular. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

4. PERSONA RESPONSABLE: 4.1. TOTAL QUIMICOS DE COLOMBIA S.A.S., identificada con NIT 901.109.559-3 con domicilio principal en la Calle 74 Bis 65 No. 84-49 en la ciudad de Bogotá D.C., página web www.totalquimicos.com y con número telefónico 5215700 se hace responsable del tratamiento de datos personales que aparezcan registrados en sus bases de datos y archivos de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen. Dirección Calle 74 Bis No. 84-49 Correo Electrónico: informacion@totalquimicos.com
5. TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD TOTAL QUIMICOS DE COLOMBIA S.A.S. como responsable de la información contenida en sus bases de datos y archivos, recolecta, almacena, usa y sistematiza datos personales para el desarrollo de su objeto social y de la relación contractual que lo vincule con el Titular de los Datos Personales, en caso de existir, y en particular para:

• Establecer y gestionar la relación precontractual, contractual y pos contractual de naturaleza comercial, laboral, civil y cualquier otra que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de TOTAL QUIMICOS DE COLOMBIA S.A.S. · Informar sobre nuevos productos o servicios.
• Evaluar la calidad de productos o servicios.
• Transmitir, mediante publicación de correo electrónico, teléfono celular o fijo, dispositivo móvil, – vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) y redes sociales información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios.
• Desarrollar procesos de mercadeo
• Transmitir sus datos personales a entidades y/o administrativas, cuando éstos sean requeridos en relación con su objeto social y necesario para el cumplimiento de sus funciones.
• Aplicar los pagos por prestaciones legales y los generados de la ejecución del contrato de trabajo y/o terminación del mismo.
• Controlar el acceso a TOTAL QUIMICOS DE COLOMBIA S.A.S.
• Informar en caso de emergencia a los contactos autorizados durante el horario de trabajo.
• Llevar a cabo procesos de selección y vinculación de personal.

6. DERECHOS DEL TITULAR ­ Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a TOTAL QUIMICOS DE COLOMBIA S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. ­ Solicitar prueba de la autorización otorgada a TOTAL QUIMICOS DE COLOMBIA S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley. ­ Ser informado por TOTAL QUIMICOS DE COLOMBIA S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. ­ Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. ­ Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que TOTAL QUIMICOS DE COLOMBIA S.A.S. ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. No procederá la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y TOTAL QUIMICOS DE COLOMBIA S.A.S., en virtud de la cual fueron recolectados sus datos. ­ Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS: TOTAL QUIMICOS DE COLOMBIA S.A.S. debe:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. · Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. · Rectificar la información cuando sea incorrecta.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; · Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

8. PROCEDIMIENTOS AUTORIZACIONES TOTAL QUIMICOS DE COLOMBIA S.A.S. en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los datos sobre los que requiera realizar el Tratamiento y para esto ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener autorización del Titular, sus causahabientes o representantes legitimados. La autorización podrá darse por medio de un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita la posterior consulta y sobre la cual, pueda demostrarse que el Titular de los Datos Personales:
9. a) Autorizó el tratamiento,
10. b) Conoce y acepta que TOTAL QUIMICOS DE COLOMBIA S.A.S. recogerá y utilizará la información para los fines que le han sido informados. En razón a lo anterior la autorización deberá incluir: El Responsable del Tratamiento y qué datos se recopilan; § La finalidad del tratamiento de los datos; c) Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el titular y,
11. d) Si se recopilan Datos Sensibles. e) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento. Toda petición de consulta, corrección, actualización o supresión de datos personales que deseen realizar los titulares de dicha información, registrados en las bases de datos de TOTAL QUIMICOS DE COLOMBIA S.A.S., deberán ser presentadas por escrito o por correo electrónico a: Dirección: Calle 74 Bis 65 No. 84-49 Correo Electrónico: informacion@totalquimicos.com Área: Casos en que no es necesaria la autorización.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
2. b) Datos de naturaleza pública;
3. c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
4. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
5. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8.1. CONSULTAS. El Titular de datos personales, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, podrán formular consultas con respecto al contenido de los Datos Personales del Titular que se encuentre en las Bases de Datos de TOTAL QUIMICOS DE COLOMBIA S.A.S. y ésta suministrará la información que posea del Titular de dichos datos. Para realizar la consulta se requiere: a. Enviar solicitud por escrito a través de correo certificado a las oficinas de TOTAL QUIMICOS DE COLOMBIA S.A.S. Ubicadas en la Calle 74 Bis No. 84-49  en Bogotá o dirigirlas al correo electrónico informacion@totalquimicos.com. b. A la solicitud deberá anexarse la copia del documento de identidad del Titular. Cuando la solicitud sea realizada por un causahabiente, apoderado y/o representante del Titular, deberá acreditar dicha calidad, de conformidad con la Ley vigente aplicable sobre la materia. c. La solicitud deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del solicitante. Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.2. QUEJAS Y RECLAMOS El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a TOTAL QUIMICOS DE COLOMBIA S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

VIGENCIA La Política y procedimiento interno de Tratamiento de datos Personales de TOTAL QUIMICOS DE COLOMBIA S.A.S., estarán vigentes a partir del día 25 de Enero 2018, reservándose para sí el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones estipuladas en la ley. Las bases de datos administradas por TOTAL QUIMICOS DE COLOMBIA S.A.S. se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales en materia contable, fiscal y tributaria que se tengan a su cargo.